Polecane

Choć istnieje wiele nowoczesnych narzędzi do zarządzania projektami, to ostatecznie to ludzie są kluczowi dla ich sukcesu. Projekt nie może się powieść bez zaangażowanej grupy realizującej go. Istotna jest zdolność zespołu do osiągnięcia celów w wyznaczonym czasie, budżecie i ramach zasobów. Dla kierownika projektu wielkim wyzwaniem jest stworzenie efektywnego zespołu, niezbędnego do pomyślnego zakończenia projektu. Taki zespół leży u podstawy sukcesu każdego przedsięwzięcia. Ale co czyni zespół skutecznym?

Zespół projektowy to grupa specjalistów, realizujących projekt pod kierownictwem menadżera. J. Katzenbach i D. Smith opisują go jako grupę osób z komplementarnymi umiejętnościami, pracujących wspólnie nad osiągnięciem zarówno ogólnego, jak i szczegółowych celów, bazujących na wspólnej odpowiedzialności.

Charakterystyka zespołu projektowego obejmuje:

• niewielką liczbę członków,
• gotowość do współpracy w osiąganiu wspólnych celów,
• uzupełniającą się wiedzę i umiejętności – różne perspektywy na ten sam problem,
• pełne zaangażowanie w realizację zadania,
• wspólną odpowiedzialność,
• ustalanie zasad i norm minimalizujących konflikty,
• rozumienie wzajemnych zależności w grupie,
• poczucie wspólnoty,
• atmosferę wzajemnego szacunku, innowacyjność i dążenie do doskonałości,
• zbieżność celów indywidualnych i grupowych.

Rola i cel

Projekt nie może być efektywnie zrealizowany bez jasno określonych celów, priorytetów i oczekiwań.

Skuteczny zespół musi znać swój cel i powód, dla którego jego członkowie są częścią projektu. Jest to ważne dla unikania konfliktów. Zadaniem kierownika projektu jest wyjaśnienie, dlaczego poszczególni członkowie zostali wybrani do zespołu. Każdy uczestnik powinien rozumieć swój wkład w finalny produkt, co pozwala na identyfikację z nim. Pracownicy, świadomi swojej roli i celu współpracy, są mniej narażeni na nieporozumienia, brak zaangażowania i chęć do współpracy.

Kompetencje

Członkowie zespołu mogą pełnić różne role. Należy dokładnie analizować, jakie kompetencje są potrzebne w projekcie, kto powinien być członkiem zespołu, kto jest dostępny i godny zaufania. Warto wybierać osoby o różnych cechach osobowościowych, kulturowych i komunikacyjnych, które odpowiadają rolom w projekcie.

Przy doborze członków zespołu ważne są nie tylko ich kompetencje i wiedza, ale także komunikatywność, otwartość na krytykę, sugestie i umiejętność współpracy. Stworzenie skutecznej grupy z osób o różnych charakterach i strategiach postępowania wymaga nie tylko dobrej komunikacji, ale także zdrowej rywalizacji.

Rozdzielanie zadań

Każdy członek powinien znać swoją rolę i cel oraz dokładnie wiedzieć, co należy do jego obowiązków. Efektywny zespół potrafi samodzielnie zorganizować pracę i rozdzielić obowiązki. Ważne jest poczucie sprawiedliwości w zakresie wykonywanych obowiązków i równy podział pracy.

Ważne jest, aby praca była równomiernie rozłożona na wszystkich członków zespołu. Zgrany zespół potrafi dzielić zadania, ale potrzebuje także lidera, który inspiruje do kreatywności, wyznacza nowe cele i wydobywa potencjał drzemiący w poszczególnych osobach.

Komunikacja

Skuteczna komunikacja jest kluczowa w budowaniu produktywnego zespołu. Szybka wymiana poglądów i informacji jest fundamentem każdego dobrze funkcjonującego zespołu. Płynna komunikacja to źródło kreatywnych pomysłów i innowacyjnych rozwiązań. Odpowiednia komunikacja wpływa na atmosferę w zespole, wzajemną pomoc i zaufanie. Jasne zasady wymiany informacji, wprowadzone przez kierownika projektu, zmniejszają ryzyko nieporozumień i poprawiają motywację.

Wzajemne wsparcie

W pracy zespołowej kluczowe jest wzajemne wsparcie. Zasada „jeden za wszystkich, wszyscy za jednego” jest tu obowiązująca. Dobry lider dba o przyjazną atmosferę i wsparcie dla każdego pracownika. Praca jest bardziej satysfakcjonująca, gdy członkowie zespołu się lubią i ufają sobie nawzajem.