Aktualności

W związku z realizacją projektu pt. „Rozwój think-tanku działającego w ramach Fundacji Nanonet”, realizowanego w ramach Priorytetu 4 Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030 (PROO 4), Fundacja Wspierania Nanonauk i Nanotechnologii NANONET poszukuje wykonawcy usługi kompleksowej organizacji technicznej i logistycznej jednego spotkania eksperckiego w Katowicach.

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO / MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Fundacja Wspierania Nanonauk i Nanotechnologii NANONET

Mikołaja Kopernika 14

40-064 Katowice

NIP: 8942953649

Miejsce wykonania zamówienia: Katowice

Osoba upoważniona do kontaktu:

Julia Wiera

e-mail: julia.wiera@nanonet.pl

tel.: 451 107 539

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA / OPIS ZADAŃ

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa techniczna i logistyczna jednego stacjonarnego spotkania eksperckiego think-tanku Fundacji NANONET w Katowicach. Spotkanie zostanie zrealizowane w formule moderowanej debaty i warsztatu, a jego celem będzie wypracowanie wniosków i rekomendacji dotyczących nanotechnologii, zaawansowanych materiałów oraz współpracy pomiędzy nauką, biznesem i administracją publiczną.

Do kalkulacji oferty należy przyjąć spotkanie jednodniowe, dla maksymalnie 25 uczestników, z udziałem moderatora i maksymalnie 2 ekspertów zewnętrznych. Ostateczna liczba uczestników, agenda i dokładne godziny spotkania zostaną potwierdzone wybranemu Wykonawcy nie później niż 7 dni roboczych przed wydarzeniem.

Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:

• zapewnienie sali konferencyjnej w Katowicach, z możliwością przygotowania ustawienia warsztatowego lub konferencyjnego
• zapewnienie wyposażenia technicznego: projektora lub ekranu, nagłośnienia, minimum 2 mikrofonów, dostępu do internetu
• koordynację organizacyjną wydarzenia i bieżącą współpracę z przedstawicielem Fundacji

Fundacja NANONET odpowiada za przygotowanie merytoryczne spotkania, wybór tematu, opracowanie agendy, rekrutację i zaproszenie uczestników oraz ekspertów, przygotowanie materiałów merytorycznych, listy obecności, dokumentacji fotograficznej i raportu podsumowującego.

III. KOD I NAZWA CPV

79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez (kod główny)

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

IV. WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY I ZAWARTOŚĆ OFERTY

Oferta powinna zawierać co najmniej:

1. pełną nazwę lub imię i nazwisko Wykonawcy, adres, NIP oraz dane kontaktowe
2. łączną cenę brutto za realizację całego zamówienia

V. TERMIN REALIZACJI UMOWY

Planowany okres realizacji umowy: od 10 października 2026 r. do 30 października 2026 r. Dokładny termin spotkania zostanie uzgodniony z wybranym Wykonawcą po podpisaniu umowy, z odpowiednim wyprzedzeniem organizacyjnym.

VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć do 7 października 2026 r. do godz. 23:59 drogą elektroniczną na adres: adam.szatkowski@nanonet.pl.

W tytule wiadomości należy wpisać: „Oferta – organizacja spotkania think-tanku w Katowicach”.

Oferta powinna zostać przesłana w formacie PDF lub w formie czytelnego skanu podpisanego dokumentu.

Proponowana formuła zgody: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie przez Fundację Wspierania Nanonauk i Nanotechnologii NANONET w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania ofertowego i wyboru Wykonawcy”.

Informujemy, że Zamawiający może skontaktować się wyłącznie z wybranymi Oferentami.

VII. WARUNKI PŁATNOŚCI

Rozliczenie nastąpi po wykonaniu zamówienia i podpisaniu protokołu odbioru bez zastrzeżeń.

Termin płatności wyniesie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury lub rachunku.

Cena ofertowa powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia.

VIII. UWAGI KOŃCOWE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt IV.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
5. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą lub poświadczą nieprawdziwe informacje.
6. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Na wypadek takiej sytuacji Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia dodatkowych kryteriów oceny.
7. Ostateczny wybór Oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej.
8. Oferty złożone po terminie lub w inny sposób niż określony w pkt VI nie zostaną rozpatrzone.
9. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.
10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt. Nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.
11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swojej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna, jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami.
12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
13. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
14. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy.
15. Oferenci, których oferta zostanie wybrana, zostaną poinformowani pisemnie, drogą elektroniczną.
16. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.
17. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej spośród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy dotyczącej realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia.