Aktualności

W związku z realizacją projektu pt. „PPO WSL 2030. Utworzenie Regionalnego Obserwatorium Innowacji” realizowanego w ramach Działania FESL. 01.03 Ekosystem RIS, Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027

Poszukujemy wykonawcy usługi: organizacja sesji networkingowej podczas InterNanoPoland

1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO / MIEJSCE PRACY

Fundacja Wspierania Nanonauk i Nanotechnologii NANONET

Mikołaja Kopernika 14

40-064 Katowice

NIP: 8942953649

Realizator prowadzący sprawę, osoba upoważniona do kontaktu:

Adam Szatkowski, email: adam.szatkowski@nanonet.pl, tel.: 883 777 709

1. PRZEDMIOTEM ZAMÓWIENIA JEST/OPIS ZADAŃ

Organizacja sesji networkingowej skupiającej przemysł i naukę w wytypowanych kluczowych obszarach gospodarki stosujących rozwiązania nanotechnologiczne i nanomateriałowe w formie stacjonarnej podczas konferencji InterNanoPoland.

1. Wykonawca zapewni:
2. a) Wynajem sali z miejscami do siedzenia dla co najmniej 50 osób

• Zamawiający oczekuje sali konferencyjnej z krzesłami lub sali networkingowej dla co najmniej 50 osób, gniazdka umożliwiającego podłączenie laptopa oraz standów umożliwiających właściwe oznakowanie miejsca, gdzie będzie realizowane spotkanie. Konieczna jest też przestrzeń na rozłożenie cateringu. Ponadto Zamawiający oczekuje sali z właściwym sztucznym oświetleniem, jak również wentylacji i klimatyzacji sali z możliwością regulacji temperatury;
• Ekran i projektor multimedialny oraz nagłośnienie wraz z obsługą;
• Stanowisko przed salą konferencyjną, w części wspólnej obiektu (hall, foyer), w którym będzie dokonywana rejestracja uczestników;
• Budynek i oferowana sala muszą być dostosowane do osób niepełnosprawnych
• Budynek i oferowana sala muszą pozwalać na równy dostęp wszystkich osób (bez względu na płeć, pochodzenie rasowe lub etniczne, religię lub przekonania, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną) oraz instytucji.

1. b) Catering dla uczestników sesji networkingowej na łączną ilość 50 osób

• Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia:

– Napoje ciepłe wraz z dodatkami,

– Napoje zimne,

– Przekąski słone i słodkie na zimno (finger foods) – minimum trzy na osobę,

– Przekąski słone na gorąco – jeden rodzaj, porcja na osobę,

• Zamawiający oczekuje, że w cenę usługi wliczony jest także wynajem zastawy stołowej, koszty transportu oraz obsługi (przygotowanie posiłków, przygotowanie miejsca na catering podczas spotkania, obsługa kelnerska, sprzątanie).
• Oferty cenowe proszę składać, wskazując cenę łączną oraz cenę za osobę.

2. Cena oferty powinna zawierać podatek VAT.

III. KOD I NAZWA CPV:

79951000-5 – Kod CPV: Usługi w zakresie organizowania seminariów

1. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Wykonawca musi oświadczyć o możliwościach realizacji w/w usługi

1. TERMIN REALIZACJI UMOWY

8 października 2025, godzina 18:00 – 22:00

1. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT

1. Cena. Waga kryterium – 100%

Przy ocenie oferty brana będzie sumaryczna cena usługi. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która będzie zawierała najniższą cenę brutto usługi

VII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Prosimy o złożenie oferty w terminie do 26.09.2025 r. do godziny 17:00 drogą elektroniczną na adres mailowy: adam.szatkowski@nanonet.pl lub w siedzibie Zamawiającego.

W tytule prosimy dopisać: Spotkanie networkingowe – 8.10.2025 r. 

Prosimy o uwzględnienie formuły dotyczącej zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Informujemy, iż zastrzegamy sobie prawo odpowiedzi tylko na wybrane oferty.

VIII. UWAGI KOŃCOWE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu
   w dniu sporządzania niniejszego zapytania Ofertowego.
2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty, wymagają zachowania formy pisemnej.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału
   w postępowaniu określonych w pkt. IV.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
5. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą (poświadczą nieprawdziwe informacje).
6. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający, zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Na wypadek takiej sytuacji Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia dodatkowych kryteriów oceny.
7. Ostateczny wybór Oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej.
8. Oferty złożone po terminie lub w inny sposób niż określony w punkcie VIII nie zostaną rozpatrzone.
9. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 §1 k.c.
10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.
11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami.
12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
13. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
14. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy.
15. Oferenci, których oferta zostanie wybrana, zostaną poinformowani pisemnie (drogą elektroniczną).
16. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy.
17. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy w przedmiocie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia.

Wybór oferty – 26.09.2025

Na zapytanie wpłynęła tylko jedna oferta – Vienna House Easy by Wyndham Katowice. Została ona wybrana do realizacji zadania