Aktualności

W związku z realizacją projektu pt. „PPO WSL 2030. Utworzenie Regionalnego Obserwatorium Innowacji” realizowanego w ramach Działania FESL.01.03 Ekosystem RIS, Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021–2027

Poszukujemy wykonawcy usługi: organizacja sesji networkingowej podczas InterNanoPoland 2026

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO / MIEJSCE PRACY

Fundacja Wspierania Nanonauk i Nanotechnologii NANONET

Mikołaja Kopernika 14
40-064 Katowice

NIP: 8942953649

Osoba upoważniona do kontaktu:

Adam Szatkowski

e-mail: adam.szatkowski@nanonet.pl

tel.: 883 777 709

II. PRZEDMIOTEM ZAMÓWIENIA JEST / OPIS ZADAŃ

Organizacja sesji networkingowej skupiającej przemysł i naukę w wytypowanych kluczowych obszarach gospodarki stosujących rozwiązania nanotechnologiczne i nanomateriałowe, w formie stacjonarnej podczas konferencji InterNanoPoland 2026. Zakres usługi obejmuje:

a) Wynajem sali dla 80 osób

• Zamawiający oczekuje sali konferencyjnej lub sali networkingowej dla 80 osób z miejscem do siedzenia. Konieczna jest także przestrzeń na rozłożenie cateringu. Zamawiający oczekuje sali z właściwym sztucznym oświetleniem, gniazdkami elektrycznymi, jak również wentylacją i klimatyzacją;
• stanowisko przed salą konferencyjną, w części wspólnej obiektu (hall, foyer), w którym będzie dokonywana rejestracja uczestników;
• budynek i oferowana sala muszą być dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami;
• budynek i oferowana sala muszą pozwalać na równy dostęp wszystkich osób bez względu na płeć, pochodzenie rasowe lub etniczne, religię lub przekonania, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną oraz instytucji.

b) Catering dla uczestników sesji networkingowej na łączną liczbę 80 osób

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia:

• napojów ciepłych wraz z dodatkami,
• napojów zimnych gazowanych i niegazowanych, w tym soków;
• przekąsek słonych na zimno (finger foods) – minimum trzy sztuki na osobę,
• przekąsek słodkich na zimno (finger foods) – minimum trzy sztuki na osobę,
• przekąsek słonych podawanych na gorąco – wariant mięsny, po jednej porcji na osobę,
• przekąsek słonych podawanych na gorąco – wariant wegetariański, po jednej porcji na osobę.

Zamawiający oczekuje, że w cenę usługi wliczony będzie także wynajem zastawy stołowej, koszty transportu (jeżeli będzie wymagany) oraz obsługi, w tym przygotowanie posiłków, przygotowanie miejsca na catering podczas spotkania, obsługa kelnerska oraz sprzątanie.

Oferty cenowe prosimy składać, wskazując cenę łączną oraz cenę za osobę.

Oferta powinna wskazywać cenę netto, stawkę i wartość podatku VAT – jeżeli dotyczy – oraz cenę brutto.

III. KOD I NAZWA CPV

79951000-5 – Usługi w zakresie organizowania seminariów

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Wykonawca musi oświadczyć o możliwości realizacji ww. usługi. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w świadczeniu usług związanych z organizacją lub obsługą wydarzeń, konferencji, spotkań biznesowych, wynajmem przestrzeni konferencyjnych lub świadczeniem usług cateringowych

V. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI UMOWY

Data: 14 października 2026 r., godz. 19:30–23:00

Lokalizacja: Katowice

VI. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT

1) Cena – waga kryterium: 100%

Przy ocenie oferty brana będzie pod uwagę sumaryczna cena usługi. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która będzie zawierała najniższą cenę brutto usługi.

VII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Prosimy o złożenie oferty w terminie do 06.10.2026 r. do godziny 17:00 drogą elektroniczną na adres mailowy: adam.szatkowski@nanonet.pl lub w siedzibie Zamawiającego.

W tytule prosimy dopisać: Spotkanie networkingowe – 14.10.2026 r.

O wynikach postępowania Zamawiający poinformuje Oferentów drogą elektroniczną.

VIII. UWAGI KOŃCOWE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania ofertowego.
2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
3. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt IV.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
5. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą lub poświadczą nieprawdziwe informacje.
6. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu, Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.
7. Ostateczny wybór Oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej.
8. Oferty złożone po terminie lub w inny sposób niż określony w pkt VII nie zostaną rozpatrzone.
9. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.
10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt. Nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego.
11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swojej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna, jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami.
12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.
13. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
14. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy.
15. Oferenci, których oferta zostanie wybrana, zostaną poinformowani pisemnie, drogą elektroniczną.
16. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany godziny realizacji usługi wynikającej ze zmian w harmonogramie wydarzenia oraz zmiany liczby uczestników, po uzgodnieniu z Wykonawcą
17. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej spośród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy dotyczącej realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia.

Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Wspierania Nanonauk i Nanotechnologii NANONET, ul. Mikołaja Kopernika 14, 40-064 Katowice, e-mail: fundacja@nanonet.pl. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem: rodo@nanonet.pl.
2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania ofertowego, wyboru Wykonawcy, zawarcia i realizacji umowy oraz dokumentowania, rozliczania, kontroli i archiwizacji projektu „PPO WSL 2030. Utworzenie Regionalnego Obserwatorium Innowacji”.
3. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO – odpowiednio w związku z podjęciem działań przed zawarciem umowy i jej realizacją, obowiązkami prawnymi Administratora oraz jego prawnie uzasadnionym interesem związanym z przeprowadzeniem postępowania i kontaktem z Oferentami.
4. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w postępowaniu, a w przypadku wyboru oferty – do zawarcia i realizacji umowy.
5. Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania w związku z realizacją i kontrolą projektu, w szczególności Lider Projektu oraz właściwe instytucje Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021–2027.
6. Dane będą przechowywane przez okres wymagany dla dokumentacji Projektu, tj. co do zasady przez 5 lat od 31 grudnia roku, w którym zatwierdzono końcowy wniosek o płatność, z możliwością przedłużenia tego okresu w przypadkach wynikających z przepisów lub dokumentacji Projektu.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych w RODO – także ich usunięcia oraz wniesienia sprzeciwu.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.